Protection des données personnelles — VILBERT RECYCLAGE
VILBERT RECYCLAGE attache une importance particulière à la protection des données personnelles qu'elle traite, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD, UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés.
Le responsable du traitement des données est VILBERT RECYCLAGE. Pour toute question relative à vos données, vous pouvez écrire à recyclage@groupe-vilbert.fr.
Les traitements reposent selon les cas sur : l'exécution d'un contrat, le respect d'une obligation légale (comptabilité, déchets, santé au travail), ou l'intérêt légitime de VILBERT RECYCLAGE (sécurité, traçabilité).
Les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire, en tenant compte des obligations légales de conservation :
| Catégorie | Durée | Base |
|---|---|---|
| Factures, avoirs et pièces comptables | 10 ans | art. L123-22 code de commerce |
| Registre chronologique des déchets (ICPE) | au moins 3 ans (5 ans conseillé) | arrêté du 31/05/2021 ; art. R541-43 code env. |
| Bordereaux de suivi de déchets (BSD) | 5 ans | art. R541-43 code de l'environnement |
| Livre de police (métaux, VHU) | 5 ans | code pénal (objets mobiliers) ; réglementation VHU |
| Données RH et de paie | 5 ans (bulletins : jusqu'à 50 ans côté employeur) | art. L3243-4 code du travail |
| Données de santé au travail (visites, aptitude) | durée d'emploi + délais réglementaires (ex. amiante : 40 ans) | code du travail ; recommandations santé au travail |
| Données clients / prospects (CRM) | 3 ans après le dernier contact | recommandation CNIL |
| Relances de paiement (adresses e-mail et auteurs) | 5 ans après la relance, puis adresses et noms effacés (la trace reste) | prescription commerciale (art. L110-4 code de commerce) ; limitation de la conservation (art. 5.1.e) |
| Journal des e-mails (adresses destinataires, objets, ouvertures) | 5 ans après l'envoi, puis adresses, objets et ouvertures effacés (la trace reste) | limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; la trace d'envoi est conservée à titre de preuve de transmission |
| Acceptation d'un devis d'urgence par lien (nom, adresse IP et navigateur du répondant) | 5 ans après la réponse, puis nom, adresse IP, navigateur et adresse d'envoi effacés (le devis et sa décision restent) | limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; la décision et le devis sont conservés au titre de la pièce commerciale |
| PDF archivé (coffre WORM) d'un rapport d'intervention de fluides frigorigènes dont le détenteur ou le client est un particulier | 5 ans (rétention objet par objet du coffre inaltérable), au lieu des 10 ans des autres documents ; le nom du client du cartouche et celui du détenteur n'y sont pas reproduits (la fiche d'intervention porte l'identité). Les PDF archivés avant ce réglage restent conservés 10 ans, non modifiables | obligation légale (RGPD art. 6.1.c) : conservation de la fiche au moins 5 ans (art. R543-82 et R543-83 du code de l'environnement) ; limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; décision du 13/10/2026 (C-02) |
| Détenteur particulier d'une fiche d'intervention de fluides frigorigènes (nom, adresse, e-mail, téléphone) | 5 ans à compter de la signature de la fiche (validation du rapport d'intervention), puis nom, adresse, e-mail et téléphone effacés (quantités, fluides, dates et numéros de contenants restent) | obligation légale (RGPD art. 6.1.c) : l'opérateur et le détenteur conservent la fiche au moins 5 ans à compter de la signature (art. R543-82 et R543-83 du code de l'environnement) ; limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; inscription au registre des traitements (art. 30) à faire valider par la direction juridique |
| Documents de transfert transfrontalier de déchets (annexe VII, notification, contrat, certificat de valorisation) | au moins 5 ans (point de départ prudent : certificat de valorisation, à confirmer par la direction juridique) | règlement (UE) 2024/1157 ; les notifications confirmées avant le 21/05/2026 restent régies par l'ancien règlement (art. 85) ; aucune durée de 3 ans retenue pour la liste verte |
| PDF de relance et de relevé archivés au coffre inaltérable (WORM) | 10 ans, assumés pour la preuve en justice (le coffre verrouillé ne se supprime pas avant l'échéance) | constatation, exercice ou défense de droits en justice (exception à l'effacement) ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
| Journal d'attribution véhicule ↔ conducteur (qui conduit quel camion, depuis quand) | 5 ans après la fin de l'attribution, puis suppression automatique | limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; suivi de l'attelage attitré, sans obligation légale de conservation |
| Relevés kilométriques d'un engin ou véhicule (nom de l'auteur du relevé, motif d'une correction) | conservés avec l'historique du matériel (ajout seul inaltérable : aucune modification ni suppression, y compris du nom de l'auteur) ; anonymisation de l'auteur à l'effacement d'un salarié : non tranchée | intérêt légitime (traçabilité du compteur, base du préventif et du coût de revient) ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
| Contact sur place d'une mission et contacts rattachables (nom, téléphone, e-mail d'une personne tierce) | tant que le client est actif ; effacés avec la fiche du client (anonymisation art. 17, action manuelle de l'administrateur) ; un contact rattaché se supprime sur sa fiche | minimisation (art. 5.1.c) et limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
| Contacts techniques d’un client (nom, prénom, fonction, téléphone fixe et mobile, e-mail, types de messages reçus) | tant que le client est actif ; chaque contact se supprime depuis la fiche du client ; tous anonymisés avec la fiche du client (art. 17, action manuelle de l’administrateur) | intérêt légitime (gestion de la relation contractuelle avec le client, art. 6.1.f) ; à confirmer par le responsable de traitement |
| Contacts d'un engin ou véhicule (fabricant, maintenance, SAV, techniciens : noms, téléphones, e-mails) | tant que l'engin est dans le parc ; modifiables ou supprimables à tout moment par le personnel, suppression tracée au journal d'audit (jamais d'effacement automatique) | intérêt légitime (joindre l'interlocuteur technique du matériel) ; minimisation (art. 5.1.c) : aucune donnée sensible, jamais exposé aux portails |
| Comptes portail (client/transporteur/agent) | purge conseillée après inactivité prolongée | minimisation (art. 5.1.c) |
| Journal d'audit / traçabilité | conservation à des fins de preuve et de sécurité | intérêt légitime ; recommandation CNIL (logs) |
| Notifications applicatives (in-app) | 12 mois après lecture | donnée éphémère non réglementée |
| Contrôle avant démarrage d'une machine (nom de l'agent, réponses par point, photos) | 5 ans par défaut (paramétrable), puis suppression automatique | preuve de la vérification de sécurité avant utilisation d'un équipement de travail (code du travail, art. R4322-1 s.) ; limitation de la conservation (art. 5.1.e) ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
| Positions du chauffeur pendant son service (suivi des tournées) | 2 mois après le relevé, puis suppression automatique | suivi limité au temps de travail et à la finalité de suivi des tournées (limitation de la conservation, art. 5.1.e) ; base juridique à compléter par le responsable de traitement |
Les données sensibles (numéros de pièce d'identité, données de santé) font l'objet d'un chiffrement au repos (AES-256-GCM). Les accès sont contrôlés par rôle et les registres réglementaires sont scellés (inaltérabilité par empreinte).
Les données ne sont communiquées qu'aux personnes habilitées de VILBERT RECYCLAGE et, le cas échéant, aux administrations et organismes destinataires prévus par la réglementation (traçabilité des déchets, obligations fiscales et sociales). Elles ne sont jamais cédées à des fins commerciales.
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, dans les limites des obligations légales de conservation. Pour les exercer, contactez VILBERT RECYCLAGE à recyclage@groupe-vilbert.fr. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Document généré par Okapia OS. Cette politique peut être mise à jour ; la version en vigueur est celle publiée ici.